Pointer Ticketsystem for kundeservice og henvendelseshåndtering
Mange bedrifter får masse innkommende henvendelser gjerne i flere kanaler og masse e-poster. Et ticketsystemet er da et ypperlig verktøy til å få kontroll virksomhetens kundeservice og gi en strukturert, effektiv og oversiktlig måte å håndtere alle typer henvendelser på. Systemet samler kommunikasjon, intern dialog, tidsregistrering og dokumentasjon i én felles plattform. Resultatet er bedre oppfølging, høyere kvalitet i kundeservicen og en mer effektiv arbeidsflyt internt.
Hva er et ticketsystem?
Et ticketsystem er et digitalt verktøy som benyttes i kundeservice, support og interne avdelinger for å registrere, spore og behandle henvendelser. Når en kunde eller intern bruker sender inn en forespørsel, opprettes det en ticket – en unik sak med sin egen historikk, kommunikasjon og status. Systemet fungerer som et helpdesk-, service desk- og supportsystem som sikrer at alle saker behandles på en ryddig og etterprøvbar måte.
Funksjonalitet og arbeidsflyt
Kunder og brukere kan sende inn henvendelser via en support kundeportal, e-post eller andre integrerte tjenester. Systemet registrerer automatisk en ticket med riktig kategori, prioritet og ansvarlig avdeling. Dette gir kundeservice et solid fundament for å gi raskere og mer presise svar.
Henvendelser sorteres i køer basert på alvorlighetsgrad, kategori eller interne regler. Kundeservicemedarbeidere får en tydelig oversikt over hvilke saker som skal håndteres først, slik at kundene får raskest mulig hjelp.
Support- og kundeserviceteamet kan benytte interne kommentarer for å diskutere saker internt. Denne funksjonen gjør det mulig å avklare problemer, samarbeide på tvers av avdelinger og hente inn kompetanse fra kollegaer uten at kunden ser dialogen. All intern kommunikasjon lagres i saken, noe som gir bedre kvalitet og mer effektiv problemløsning.
Kunden får tydelige og profesjonelle tilbakemeldinger gjennom eksterne kommentarer. All kommunikasjon logges som en del av saken, noe som gir en konsistent og sporbar dialog. Dette bidrar til bedre kundeopplevelser og gir kundeservice et ryddig verktøy for å holde kunden informert.
Systemet støtter timeføring direkte i hver ticket. Dette gjør det enkelt å registrere arbeidstid, dokumentere ressursbruk og gi et pålitelig grunnlag for fakturering eller intern rapportering. Timeføring knyttet til hver sak gir også nyttig innsikt i hvilke typer henvendelser som krever mest tid.
Tickets følger en definert arbeidsflyt som kan tilpasses. Typiske statuser kan være: Åpen, Under behandling, Venter på kunde, Løst og Lukket. Denne arbeidsflyten gir kundeservice og support en klar struktur for saksbehandling. Dersom det er nødvendig å eskalere saken til et oppdrag eller utvidet oppgave, så kan dette gjøres i systemet.
All informasjon knyttet til saken – inkludert kommentarer, vedlegg, statusendringer og tidsregistreringer – lagres i systemet. Dette gir full sporbarhet og gjør det enkelt å dokumentere hva som er gjort og når.
Fordelen med å samle kundeservice og support i ett system
Et samlet ticketsystem gir store gevinster både for kundeservice og interne støttefunksjoner:
- All kommunikasjon og dokumentasjon er samlet på ett sted
- Kundene får mer presise og raskere svar
- Interne avdelinger kan samarbeide uten at informasjon spres i e-poster eller chat
- Timeføring gir korrekt grunnlag for rapportering og eventuelt fakturering
- Kundeservice får et verktøy som gir bedre oversikt og høyere kvalitet
- Historikk gjør det enkelt å følge tilbake tidligere saker
- Ledere får bedre innsikt gjennom rapporter og data
Ved å strukturere arbeidsflyten og samle informasjonen, reduseres risikoen for misforståelser, forsinkelser og informasjonstap.
Nøkkelfunksjoner
- Ticketsystem for kundeservice og support
- Helpdesk- og service desk-funksjonalitet
- Timeføring per ticket
- Intern og ekstern dialog
- Prioritering og SLA-styring
- Automatiserte arbeidsflyter
- E-postintegrasjon
- Dokumentasjon og sporbarhet
- Dashboards og rapportering
- Integrasjonsmuligheter via API
- Kategorisering og køsystem
Priser
Det trenger ikke å være en stor investering å komme i gang med Pointer Ticketsystem. Løsningen er skybasert og tilgjengelig uansett hvor du befinner deg, slik at du alltid har full oversikt og enkel tilgang til sakene dine.
Integrasjoner
Pointer CRM integreres med de fleste systemer. Under finner du noen av våre standard integrasjoner.
Hvis vi ikke har en integrasjonen som dekker ditt ønske, så ta kontakt med oss!
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Motta vårt nyhetsbrev med aktuelle saker og få med deg alle oppdateringene månedlig