Hvor mye koster egentlig dobbeltregistrering?

De fleste ledere vet at dobbeltregistrering er ineffektivt. Likevel finnes det i nesten alle virksomheter. Informasjon registreres i ett system. Deretter registreres den på nytt et annet sted. Kanskje legges den også inn i et Excel-ark. Eller sendes videre på e-post. Spørsmålet er derfor ikke om dobbeltregistrering finnes. Spørsmålet er hvor mye den faktisk koster. Og det er her det blir interessant.

For svaret er sjelden så enkelt som antall minutter multiplisert med timepris.

La oss starte med det enkle regnestykket

Se for deg en virksomhet med 20 ansatte.

Hver ansatt bruker i gjennomsnitt 10 minutter per dag på å registrere eller oppdatere informasjon flere steder.

10 minutter høres ikke mye ut.

Men regnestykket ser slik ut:

• 10 minutter per dag
• 20 ansatte
• 220 arbeidsdager i året

Det utgjør over 730 arbeidstimer årlig. For mange virksomheter tilsvarer det flere måneders arbeidstid. Og dette er før vi begynner å se på de indirekte konsekvensene.

Den største kostnaden er ofte usynlig

Når vi snakker med virksomheter som har vokst seg ut av dagens systemer, er det sjelden tidsbruken alene som skaper frustrasjon.

Det er alt som følger med. En opplysning blir registrert feil ett sted. En kundeadresse oppdateres i ett system, men ikke i et annet. Et prosjekt får ulik status avhengig av hvilken oversikt man ser på.

Plutselig bruker ansatte tid på å kontrollere informasjon i stedet for å utføre arbeid.

Dobbeltregistrering skaper nemlig ofte en ny oppgave:

Kontrollregistrering.

Når ingen er helt sikre på hva som er riktig

Mange organisasjoner kjenner igjen følgende situasjon:

"Kan du sjekke om dette er den nyeste versjonen?" "Hvilken liste er riktig?" "Er prosjektstatus oppdatert?" "Hvor ligger den siste informasjonen?" Dette er spørsmål som sjelden dukker opp i rapportene. Men de stjeler tid hver eneste dag.

Når ansatte må bruke energi på å verifisere informasjon, reduseres verdien av informasjonen.

Små forsinkelser blir store kostnader

Det er lett å tenke at noen ekstra minutter her og der ikke betyr så mye. Men organisasjoner fungerer sjelden slik. Hvis en prosjektleder mangler informasjon, må han spørre noen andre. Den personen må finne svaret. Kanskje må en tredje person involveres.

Det som startet som en liten manuell oppgave, skaper plutselig avbrudd for flere ansatte.

Mange av de reelle kostnadene ved dobbeltregistrering oppstår nettopp i disse små avbrytelsene.

Feil koster mer enn registrering

De fleste kan leve med å bruke noen minutter ekstra. Det som ofte blir dyrt, er feilene. Feil fakturagrunnlag. Feil ressursplanlegging. Manglende dokumentasjon. Feil informasjon til kunden. Glemte oppfølginger. Her er det umulig å sette et generelt tall på kostnaden. For én virksomhet kan det være noen timer. For en annen kan det være tapte kunder eller forsinkede prosjekter.

Dobbeltregistrering er ofte et symptom

Det er viktig å understreke at problemet sjelden er de ansatte. De fleste medarbeidere gjør sitt beste med verktøyene de har tilgjengelig.

Dobbeltregistrering oppstår som regel fordi systemene ikke henger godt nok sammen.

Når ansatte må registrere informasjon flere steder, forsøker de egentlig bare å kompensere for manglende flyt mellom prosesser og systemer.

Problemet ligger ofte i strukturen – ikke i menneskene.

Hva skjer når virksomheten vokser?

I en liten organisasjon kan dobbeltregistrering være håndterbart. Man kjenner hverandre. Man sitter nær hverandre. Informasjon flyter relativt enkelt. Men etter hvert som virksomheten vokser, skjer det noe. Flere ansatte. Flere kunder. Flere prosjekter. Flere avdelinger. Plutselig blir de små ineffektivitetene en del av hverdagen. Og kostnaden begynner å vokse raskere enn mange er klar over.

Kanskje er spørsmålet feil?

Når ledere spør:

"Hvor mye koster dobbeltregistrering?" forsøker de ofte å finne et konkret tall. Men kanskje er det egentlig feil spørsmål.

Et mer interessant spørsmål kan være:

"Hva kunne organisasjonen brukt tiden på dersom dobbeltregistreringen forsvant?"

Mer kundeoppfølging. Mer prosjektarbeid. Mer service. Bedre kvalitet. Raskere responstid. Mer verdiskaping.

Så hva er svaret?

Hvor mye koster egentlig dobbeltregistrering? Det ærlige svaret er at ingen vet helt sikkert. Ikke fordi kostnaden er liten.

Men fordi den er spredt utover hundrevis av små handlinger, avbrytelser, feil og forsinkelser som oppstår hver eneste dag.

Det vi derimot vet, er at de mest effektive virksomhetene forsøker å registrere informasjon én gang.

Deretter lar de systemene og arbeidsprosessene sørge for at informasjonen er tilgjengelig der den trengs.

For når informasjonen flyter automatisk gjennom organisasjonen, skjer det noe interessant:

Ansatte bruker mindre tid på administrasjon. Og mer tid på det de faktisk er ansatt for å gjøre.

Kjenner du deg igjen?

Pointer samler salg, oppdrag, service, timer, dokumentasjon og fakturagrunnlag i én norskutviklet løsning – integrert med økonomisystemet dere allerede har. Book en uforpliktende prat med oss, så ser vi på hvordan det kan se ut hos dere.

Les også:

• 7 tegn på at virksomheten har vokst fra dagens systemer
• Når Excel blir et forretningskritisk system