7 tegn på at virksomheten har vokst fra dagens systemer

De fleste virksomheter starter enkelt.

Noen få ansatte.
Korte beslutningsveier.
Kundene kjenner medarbeiderne.
Informasjon sitter i hodene på folk.

I denne fasen fungerer ofte de fleste systemer helt fint. Men etter hvert som virksomheten vokser, skjer det noe. Flere kunder. Flere ansatte. Flere oppdrag. Flere prosjekter. Flere prosesser. Det som tidligere var enkelt, blir gradvis mer komplekst.

Mange virksomheter opplever da at utfordringene ikke skyldes menneskene eller arbeidsinnsatsen.

De skyldes at systemene ikke lenger støtter måten virksomheten faktisk jobber på.

Her er noen av de vanligste tegnene.

1. Informasjonen finnes – men ingen vet hvor

En kunde ringer. Prosjektlederen har noe av historikken. Økonomiavdelingen har resten. Kundeservice må sende e-post til flere personer for å finne svaret – noe et samlet ticketsystem løser. Ingen mangler informasjon. Problemet er at informasjonen er spredt.

Når ansatte bruker mer tid på å lete etter informasjon enn å bruke den, er det ofte et signal om at systemlandskapet har blitt for fragmentert.

2. De samme opplysningene registreres flere ganger

Kunden opprettes ett sted. Prosjektet registreres et annet. Dokumentasjonen lagres et tredje sted. Resultatet er dobbeltarbeid.

Jo flere ganger informasjon må registreres manuelt, desto større blir risikoen for feil, mangler og misforståelser.

Dette er ofte et av de tydeligste tegnene på at virksomheten har vokst fra dagens arbeidsprosesser.

3. Nøkkelpersonene sitter med all kunnskapen

Mange virksomheter fungerer godt så lenge bestemte personer er på jobb. De vet hvor informasjonen ligger. De vet hvilke kunder som trenger oppfølging. De vet hvordan prosessene fungerer. Men hva skjer når de er syke, har ferie eller slutter?

Dersom virksomheten er avhengig av enkeltpersoner for å holde oversikten, er det ofte et tegn på at kunnskapen ikke er godt nok forankret i systemene.

4. Rapportering tar for lang tid

Ledere ønsker innsikt. Hvor mange aktive prosjekter har vi? Hva er kapasiteten neste måned? Hvilke kunder har ikke fått oppfølging? Hvor mange serviceoppdrag ligger åpne?

Hvis svaret krever flere Excel-filer, manuelle sammenstillinger eller informasjon fra ulike systemer, er det ofte et tegn på at virksomheten har blitt mer kompleks enn verktøyene den bruker.

5. Kundene forventer mer enn systemene leverer

Kundene forventer raske svar. De forventer at historikk er tilgjengelig. De forventer at organisasjonen vet hva som har blitt avtalt tidligere.

Når ansatte må bruke tid på å lete etter informasjon før de kan hjelpe kunden, påvirker det kundeopplevelsen direkte.

Det er ofte her virksomheten begynner å merke konsekvensene av manglende sammenheng mellom systemene.

6. Nye ansatte bruker lang tid på å komme i gang

Et godt system gjør organisasjonen mindre personavhengig. Et svakt system gjør opplæring unødvendig komplisert.

Hvis nye medarbeidere må lære seg flere ulike verktøy, regneark, mapper og interne rutiner for å utføre jobben sin, kan det være et tegn på at arbeidsprosessene trenger bedre struktur.

Målet bør være at systemene støtter organisasjonen – ikke at organisasjonen må tilpasse seg systemene.

7. Dere har begynt å lage egne løsninger ved siden av systemene

Dette er kanskje det tydeligste tegnet av alle. Et Excel-ark for ressursplanlegging. Et annet for serviceavtaler. En egen oversikt over prosjekter. En delt mappe med dokumentasjon. En intern liste over oppfølging av kunder.

Når virksomheten begynner å bygge egne løsninger rundt systemene sine, er det ofte fordi de opprinnelige systemene ikke dekker behovene lenger.

Vekst skaper nye behov

Det er viktig å understreke at dette ikke nødvendigvis betyr at dagens systemer er dårlige.

Tvert imot.

Mange systemer fungerer svært godt i en periode av virksomhetens utvikling.

Utfordringen oppstår når virksomheten vokser raskere enn verktøyene den er bygget på.

Det som fungerte for ti ansatte fungerer ikke nødvendigvis for femti. Det som fungerte for hundre kunder fungerer ikke nødvendigvis for tusen.

Målet er ikke flere systemer

Når virksomheter møter disse utfordringene, er den naturlige reaksjonen ofte å kjøpe enda et system.

Men flere systemer løser sjelden problemet alene.

Ofte handler det om å samle informasjon, prosesser og arbeidsflyt på en bedre måte.

Målet bør være at alle jobber med samme informasjon, i samme arbeidsflyt, med minst mulig dobbeltarbeid.

Da blir det enklere å skalere virksomheten videre.

Det beste tidspunktet å gjøre noe på

Mange virksomheter venter for lenge. De ser utfordringene. De kjenner på frustrasjonen. Men systemene fungerer fortsatt "godt nok". Problemet er at kostnaden ved å vente ofte vokser i takt med virksomheten.

Jo flere ansatte, kunder og oppdrag som kommer inn i en lite sammenhengende struktur, desto vanskeligere blir det å skape oversikt senere.

Derfor er det verdt å stille seg et enkelt spørsmål:

Er systemene våre bygget for virksomheten vi har i dag – eller for virksomheten vi var for fem år siden?

Svaret på det spørsmålet sier ofte mer enn noen rapport eller systemanalyse.

Kjenner du deg igjen?

Pointer samler salg, oppdrag, service, timer, dokumentasjon og fakturagrunnlag i én norskutviklet løsning – integrert med økonomisystemet dere allerede har. Book en uforpliktende prat med oss, så ser vi på hvordan det kan se ut hos dere.

Les også:

• Hvor mye koster egentlig dobbeltregistrering?
• Når CRM ikke lenger er nok