Når Excel blir et forretningskritisk system

Excel er et fantastisk verktøy.

Det er fleksibelt, tilgjengelig og kjent for de fleste ansatte. Derfor er det også ofte det første verktøyet som tas i bruk når virksomheten trenger bedre oversikt over noe.

Et regneark her. En oversikt der. En liste over kunder, prosjekter, serviceavtaler eller ressursplaner. I starten fungerer det ofte helt fint.

Problemet oppstår når Excel gradvis går fra å være et hjelpemiddel til å bli en kritisk del av virksomhetens drift.

Det starter som regel uskyldig

Mange virksomheter kjenner igjen dette mønsteret. Et behov oppstår som dagens systemer ikke dekker godt nok. Kanskje prosjektlederne ønsker bedre oversikt over pågående oppdrag. Kanskje serviceavdelingen trenger en liste over vedlikeholdsavtaler. Kanskje noen ønsker bedre kontroll på kapasitet, bemanning eller utstyr. Løsningen blir ofte et regneark. Deretter kommer et nytt. Og et til.

Etter noen år finnes det gjerne flere Excel-filer som er viktigere for den daglige driften enn virksomheten egentlig ønsker å innrømme.

Når nøkkelpersonen blir systemet

En av de største risikoene oppstår når kun én eller to personer virkelig forstår hvordan regnearkene fungerer.

Formler er bygget opp over flere år. Faner er lagt til etter hvert som behovene har oppstått. Sammenhenger og arbeidsprosesser er dokumentert i liten grad.

På et tidspunkt oppstår en situasjon mange ledere frykter:

Personen som har laget oversikten er syk, slutter eller bytter rolle. Plutselig sitter virksomheten igjen med et system ingen helt forstår. Ikke fordi det mangler kompetanse. Men fordi kunnskapen aldri ble bygget inn i en felles løsning.

Dobbeltregistrering blir en del av hverdagen

Et annet tegn er at ansatte må registrere den samme informasjonen flere steder. Les hva dobbeltregistrering egentlig koster.

En kunde opprettes i ett system. Deretter legges informasjonen inn i et regneark. Prosjektet opprettes et annet sted. Status oppdateres manuelt i Excel. Timer registreres i ett system. Rapportering gjøres i et annet. Hver enkelt oppdatering tar kanskje bare noen sekunder.

Men summen av små manuelle operasjoner kan utgjøre mange timer hver eneste uke.

Informasjonen er aldri helt oppdatert

Excel har én stor svakhet når det brukes som operativt system. Informasjonen blir bare oppdatert når noen aktivt oppdaterer den. I en travel arbeidshverdag er det ikke alltid det skjer. Dermed oppstår ulike versjoner av sannheten. Hvilket regneark er riktig? Hvem har den nyeste versjonen? Er prosjektstatusen oppdatert? Har noen gjort endringer uten at resten av organisasjonen vet det?

Mange virksomheter opplever at tiden går med til å kontrollere informasjon i stedet for å bruke den.

Excel er ikke problemet

Det er viktig å understreke:

Excel er ikke et dårlig verktøy. Tvert imot.

For analyser, budsjetter, kalkyler og rapportering er Excel ofte svært godt egnet.

Utfordringen oppstår når regnearket blir virksomhetens:

• CRM-system
• Ressursplanlegger
• Prosjektstyringsverktøy
• Serviceoversikt
• Dokumentregister
• Kundehistorikk

Da brukes verktøyet til oppgaver det aldri var ment å håndtere alene.

Tegn på at virksomheten har vokst fra Excel

Det finnes noen tydelige varselsignaler:

• Flere personer jobber i samme regneark samtidig
• Kritisk informasjon lagres kun i Excel
• Ingen har full oversikt over alle filene
• Data må registreres flere steder
• Rapportering krever manuelt arbeid
• Historikk er vanskelig å følge
• Virksomheten er avhengig av enkelte nøkkelpersoner for å forstå informasjonen

Jo flere av disse punktene som stemmer, desto større er sannsynligheten for at virksomheten har behov for en mer strukturert løsning.

Fra personavhengighet til felles arbeidsflyt

Når virksomheter går fra regneark til en operativ plattform, handler gevinsten sjelden om teknologi alene.

Den største gevinsten er ofte at kunnskapen flyttes fra enkeltpersoner til virksomheten.

Informasjonen blir tilgjengelig for flere. Arbeidsprosessene blir standardisert. Historikken blir søkbar. Rapporteringen blir enklere. Og organisasjonen blir mindre sårbar.

Målet er ikke å fjerne Excel

For de fleste virksomheter vil Excel fortsatt være et nyttig verktøy. Spørsmålet er bare hvilken rolle det skal ha. Skal Excel være et analyseverktøy? Eller skal det være selve motoren som holder driften i gang?

Hvis svaret er det siste, kan det være et tegn på at virksomheten har vokst ut av regnearkene.

Og at tiden er inne for å samle informasjon, prosesser og arbeidsflyt i én felles løsning.

For når Excel blir et forretningskritisk system, er det ofte ikke regnearket som har blitt for avansert.

Det er virksomheten som har blitt for kompleks.

Kjenner du deg igjen?

Pointer samler salg, oppdrag, service, timer, dokumentasjon og fakturagrunnlag i én norskutviklet løsning – integrert med økonomisystemet dere allerede har. Book en uforpliktende prat med oss, så ser vi på hvordan det kan se ut hos dere.

Les også:

• Hvor mye koster egentlig dobbeltregistrering?
• Operativ plattform vs ERP – hva er egentlig forskjellen?