Fra befaring til ferdig rapport – i ett system
Pointer samler lokasjoner, utstyr, oppdrag, befaringer, målinger, bilder, dokumentasjon og rapportering i én arbeidsflyt. For virksomheter som utfører faglig arbeid ute hos kunden – og skal dokumentere det etterpå.
Jobben blir gjort. Systemet rundt den henger ikke med.
Når kunde, lokasjon, utstyr, målinger og rapport ligger i forskjellige verktøy, brukes unødvendig tid – både ute hos kunden og tilbake på kontoret.
Før oppdraget
Kunden ligger i CRM. Lokasjoner og utstyr ligger i Excel. Tidligere rapporter ligger i mapper eller SharePoint.
Ute hos kunden
Målinger, bilder, funn og notater registreres på papir, telefon eller i forskjellige skjemaer.
Etter befaringen
Informasjonen skrives inn på nytt, dokumenter må finnes frem og analyseresultater kommer separat.
Rapportering
Data kopieres inn i Word, Excel eller egne rapportmaler før dokumentasjonen kan sendes kunden.
Økonomien
Timer, materiell og forbruk føres etterpå – og lønnsomheten er vanskelig å se per bygg, anlegg eller lokasjon.
Bygget for fagarbeid som skal dokumenteres
Arbeidsprosessen er den samme i mange fag: noen drar ut til kunden, gjennomfører en kontroll, måling, befaring eller prøve – og resultatet skal dokumenteres og kunne spores i etterkant.
Vann og hygiene
Vannbehandling, prøvetaking, legionella, temperaturkontroll og risikovurdering.
Inneklima og miljø
Luft, fukt, partikler og andre målinger dokumentert per rom, sone eller anlegg.
Teknisk kontroll
Periodiske kontroller, inspeksjoner, avlesninger, sjekkpunkter og avvik.
Service og vedlikehold
Planlagte kontroller og servicebesøk med aktiviteter, timer, materiell og servicerapport.
Feltprøver og laboratorier
Prøver ute hos kunden, med analysesvar koblet tilbake til riktig lokasjon og befaring.
Rådgivning
Kartlegginger og befaringer som skal ende i dokumentasjon, vurderinger og anbefalte tiltak.
Én arbeidsflyt fra lokasjon til rapport
Dette er ikke seks separate funksjoner. Det er én sammenhengende registrering som følger jobben – fra lokasjonen til fakturagrunnlaget.
Målingen teknikeren legger inn ute hos kunden, trenger ikke skrives inn på nytt for å havne i rapporten.
Timene som registreres på aktiviteten, trenger ikke føres på nytt for å havne på fakturagrunnlaget.
Samme flyt – forskjellige fag
- Prøve tas ute hos kunden
- Riktig lokasjon og målepunkt velges
- Målinger registreres på stedet
- Prøven sendes til analyse
- Analysesvaret kobles til befaringen
- Rapporten genereres
- Teknikeren får dagens oppdrag
- Riktig utstyr vises automatisk
- Sjekkpunkter gjennomføres
- Avvik og bilder registreres
- Anbefalte tiltak legges inn
- Kontrollrapporten genereres
- Aktiviteten åpnes i appen
- Arbeidet dokumenteres på stedet
- Timer og materiell registreres
- Servicerapporten ferdigstilles
- Fakturagrunnlaget er klart
Hele historikken på riktig lokasjon
Kunden ligger øverst. Hvert bygg, anlegg, område eller annen lokasjon får sin egen struktur med oppdrag, utstyr, befaringer, målinger, rapporter og dokumentasjon.
I Pointer opprettes hver lokasjon som et prosjekt. En kunde med tolv bygg får dermed tolv prosjekter med separat historikk – samtidig som du beholder oversikten over kunden samlet.
Vet alltid hva som faktisk ble målt
En måling registreres ikke bare på kunden eller adressen. Den knyttes til det konkrete utstyret, anlegget, rommet, sonen eller målepunktet som ble kontrollert.
Når teknikeren åpner befaringen, hentes målepunktene på lokasjonen inn automatisk. Dermed kan dere også flere år senere se nøyaktig hvor en verdi, et bilde eller et avvik kom fra.
Befaringen er mer enn et notat
En befaring er et eget arbeidsobjekt i Pointer – med kategori, ansvarlig, lokasjon, målepunkter, felt, bilder, dokumentasjon, funn og anbefalte tiltak.
Kategorien bestemmer hva teknikeren skal registrere
Prøvetaking og analyse
Periodisk kontroll
Risikovurdering
Rapporten skriver seg selv
Rapporten bygges av informasjonen som allerede ligger på befaringen. Ingen klipp og lim fra e-post, Excel og notater.
Rapporten henter:
Rapporten kan deretter gjennomgås og justeres i PDF-editoren før den sendes kunden.
Ferdig registrert før teknikeren kjører videre
Teknikeren åpner dagens oppdrag i appen, går inn på riktig lokasjon og registrerer det som blir gjort – der arbeidet gjøres.
Mindre etterarbeid. Mindre dobbeltregistrering. Bedre datakvalitet.
Se hva hvert bygg eller anlegg faktisk tjener
Når timer, materiell, forbruk, oppdrag og fakturagrunnlag ligger på samme lokasjon, kan Pointer vise økonomien på et nivå mange virksomheter ikke har oversikt over i dag.
Ikke bare «hva betaler kunden?» – men «hvilke lokasjoner og avtaler er faktisk lønnsomme?»
Og resten av virksomheten ligger i samme system
Dere får ikke bare et rapportverktøy. Befaring og rapportering ligger oppå standard Pointer – som følger prosessen fra første kundehenvendelse til ferdig fakturagrunnlag.
Integrasjoner
Pointer CRM integreres med de fleste systemer. Under finner du noen av våre standard integrasjoner.
Hvis vi ikke har en integrasjonen som dekker ditt ønske, så ta kontakt med oss!
%20copy.png){kind=logo}
Pointer brukes allerede av norske virksomheter med komplekse kunde- og serviceprosesser
Det vi ofte får spørsmål om
Passer dette for vårt fagfelt?
Hvis ansatte gjennomfører kontroller, befaringer, prøver eller målinger ute hos kunden, og arbeidet skal dokumenteres etterpå, er grunnflyten den samme. Oppsettet av befaringer og målefelt tilpasses fagområdet.
Kan vi definere egne skjemaer og målefelt?
Ja. Dere setter opp befaringskategorier med egne felt – tall, tekst, nedtrekk og valg – slik at skjemaet passer det dere faktisk måler og kontrollerer.
Hvordan håndteres forskjellige typer befaringer?
Hver befaring har en kategori, for eksempel prøvetaking, periodisk kontroll eller risikovurdering. Kategorien styrer hvilke felt og målinger teknikeren får opp.
Kan informasjon knyttes til bestemt utstyr?
Ja. Målinger, bilder og avvik registreres på det konkrete utstyret eller målepunktet på lokasjonen – ikke bare på adressen.
Kan vi se historikk på et konkret anlegg?
Ja. Befaringer, målinger, rapporter og dokumenter samles på lokasjonen og utstyret, slik at dere kan gå tilbake og se utviklingen over tid.
Hvordan lager vi rapporten?
Rapporten genereres fra det som er registrert på befaringen – målinger, bilder, funn og tiltak – og kan justeres i PDF-editoren før den sendes kunden.
Kan teknikeren gjøre dette på mobil?
Ja. Befaringen gjennomføres i Pointer-appen, med målinger, sjekklister, bilder, avvik og timeføring direkte på stedet.
Hva med laboratorieresultater eller eksterne dokumenter?
Analysesvar og andre dokumenter knyttes til befaringen der prøven eller kontrollen ble gjort, slik at de ligger samlet og kan brukes i rapporten.
Kan løsningen brukes til repeterende kontroller?
Ja. Faste kontroller og servicebesøk kan settes opp som repeterende oppdrag på lokasjonen.
Integrerer Pointer med økonomisystemet vårt?
Pointer er API-basert og har standardintegrasjoner mot flere økonomisystemer. Se oversikten over integrasjoner, eller ta kontakt så avklarer vi deres oppsett.
Må Pointer erstatte alt vi har i dag?
Nei. Pointer erstatter som regel regnearkene, Word-malene og verktøyene rundt befaring og rapport, og kan integreres med systemer dere vil beholde – som økonomisystem og Microsoft 365.
Hva koster det?
Det avhenger av antall brukere og moduler. Ta kontakt, så setter vi opp et tilbud basert på deres behov.
Se hvordan dette fungerer i deres hverdag
Book en kort demo. Vi setter opp eksempler basert på hvordan dere jobber med lokasjoner, utstyr, befaringer og rapportering i dag.